Suomenkielistä tietoa Microsoftin asiakkuudenhallintajärjestelmästä
Vain muutos on pysyvää, voisi Microsoftin liiketoimintasovellusten parissa työskentelevä ammattilainen perustellusti nykypäivänä todeta. Pilvipalvelut, mobiililaitteet ja tietotekniikan kuluttajistuminen ovat kaikki osaltaan kiihdyttäneet sitä vauhtia, jolla ohjelmistoista ilmestyy uusia päivityksiä, eikä Microsoft Dynamics CRM suinkaan ole poikkeus tähän sääntöön. Kaksi uutta versiota per vuosi -julkaisutahti takaa sen, että parin vuoden takainen oppi alustan toiminnoista ja mukautusmahdollisuuksista alkaa olemaan suurella todennäköisyydellä vähintäänkin puuttellista, ellei jopa pahimmillaan virheellistä.
Uusimpien julkaisujen yhteydessä ilmestyy onneksi säännönmukaisesti niin käyttöohjeita kuin videoesittelyitä Microsoftin toimesta, minkä lisäksi Dynamics Community -käyttäjäyhteisö tuottaa ansiokasta sisältöä blogikirjoitusten ja keskusteluketjujen muodossa. Tämän sisältövirran keskellä surffaillessa saattaa kuitenkin olla välillä hankalaa löytää keinoa jäsentää suurempia kokonaisuuksia ja paneutua sovellusalustan saloihin pitkäjänteisemmin. Joskus olisi kenties helpompaa vain ottaa käteen kirja, josta voisi opiskella mitä kaikkea uutta tuore CRM-versio tuo mukanaan ja kuinka muutoksen kannattaa omassa työssään huomioida.
Kaikille Dynamics CRM:n aiemmista versioista hieman tietämystä omaaville pääkäyttäjille, järjestelmän mukauttajille tai muulla tapaa CRM:n parissa paljon aikaa viettäville on nyt saatavilla tuore teos, joka tarjoaa juuri tätä: CRM 2013 QuickStart. Kyseessä on yksi ensimmäisiä markkinoille tulleita kirjoja, jotka käyvät yksityiskohtaisesti läpi sen, miten uusi CRM 2013 -versio eroaa aiemmasta CRM 2011:stä, mitä ympäristöä päivittävien asiakkaiden tulee huomioida ja etenkin miten saada täysi hyöty irti Microsoftin kehityspanoksista alustan kehittämisessä.
Kirjan on kirjoittanut joukko pitkän linjan CRM-ammattilaisia, sisältäen kuusi kappaletta Dynamics CRM Most Valuable Professional (MVP) -tittelin omaavaa henkilöä: David Yack, Joel Lindstrom, David Berry, Richard Knudson, Dylan Haskins ja Jukka Niiranen. Kirja koostuu yhdestätoista kappaleesta, joiden aiheita ovat:
Tiivis tietopaketti sisältää kaiken tarpeellisen muttei mitään ylimääräistä, jotta lukijat voivat keskittyä olennaisimpaan kysymykseen: kuinka minun organisaationi/asiakasyritykseni voi saada mahdollisimman paljon liiketoimintahyötyä Microsoft Dynamics CRM -asiakkuudenhallintajärjestelmän kautta?
Tutustu tämän linkin takaa löytyvään tarjoukseen, jolla saat 20% alennuksen ostaessasi kirjan sähköisen version kustantajan verkkokaupasta. Antoisia lukuhetkiä!
Kesän aikana julkaistiin tieto, että Microsoft Dynamics CRM 2013 -versiopäivitys ilmestyy loppuvuoden aikana. Microsoft-kumppaneille tulevan version salaisuuksien verhoa raotettiin heinäkuun lopun Training Blitz -tapahtumassa ja nyt on viimein vuoro koko CRM-asiakaskunnalle suunnattujen uutisten, sillä CRM 2013 Release Preview Guide PDF-dokumentti on nyt vapaasti ladattavissa.
CRM 2013 jatkaa käyttökokemuksen uudistamisessa modernia linjaa, josta saatiin esimakua CRM Online -asiakkaille ilmestyneessä December 2012 Service Updatessa. Tämä koodinimellä ”Polaris” tunnettu päivitys toi perinteisten tietuelomakkeiden rinnalle käytettäväksi aivan uudenkaltaiset prosessilomakkeet viidelle entiteetille (asiakas, henkilö, liidi, mahdollisuus, palvelupyyntö). Nyt CRM 2013:n myötä (koodinimi ”Orion”) nämä uudet lomakkeet ovat valmiina siirtämään tutun Dynamics CRM -käyttöliittymän historiaan. Käyttöliittymän muutosten määrä ei ole aivan vaatimaton, tässä keskeisimpiä ominaisuuksia:
Käyttöliittymän uudistuksen ohella Microsoft Dynamics CRM 2013 tuo merkittäviä parannuksia prosesseihin liittyvän liiketoimintalogiikan organisaatiokohtaiseen mukauttamiseen. Työnkulkuprosessit eivät ole enää vain taustalla asynkronisesti ajastettavia tehtäviä vaan nyt niiden avulla voidaan päivittää tietueita reaaliaikaisesti, esim. heti kun käyttäjä tallentaa tietueen. Business Rules -toiminto taas mahdollistaa tietuelomakkeen sisältöön liittyvien ehtojen konfiguroinnin graafisella käyttöliittymällä esim. pakollisten kenttien tai virheilmoitusten esittämiseen muiden kenttien arvon perusteella. Yhdessä nämä toiminnot voivat merkittävästi vähentää tarvetta koodipohjaisten laajennusten kehittämiseen, joita aiemmissa versioissa vaadittiin kyseisiin toimintoihin (plug-in tai Javascript-kehitys).
Nokian matkapuhelinliiketoiminnan uusi omistaja panostaa vahvasti liiketoimintasovellusten mobiilikäyttöön, eikä Dynamics CRM tee poikkeusta. Uusi käyttöliittymä ei ole suunniteltu ainoastaan PC/Mac-selaimille (IE, Chrome, Firefox, Safari) vaan fokuksessa ovat liikkuvan tietotyöläisen parhaat kaverit eli tabletit. Microsoft Dynamics CRM 2013 tarjoaa kosketuskäyttöön optimoidun tablet-sovelluksen niin Windows 8 kuin iPad-laitteille ilman erillisiä kustannuksia. Kyseessä ei ole karsittu ”appsi” vaan tietuelomakkeet kokonaisuudessaan näyttävä tablettiversio organisaatiosi Dynamics CRM -tietosisällöstä. Myös pienemmät mobiililaitteet eli Windows Phone 8, Android ja iPhone -älypuhelimet saavat modernit mobiilisovellukset pian CRM 2013:n ilmestymisen jälkeen. CRM:ään saumattomasti integroituva sosiaalisen viestinnän monitaituri Yammer luonnollisesti on myös saatavilla kaikille merkittäville alustoille.
Release Preview Guide tarjoaa esimakua kaikista niistä uudistuksista, joita Microsoft Dynamcis CRM:n viimeisin versio pitää sisällään. CRM Online -käyttäjät pääsevät hyödyntämään uusia ominaisuuksia Customer Driven Update -päivityksen myötä jo parhaimmillaan lokakuun loppupuolella. Software Assurance -ylläpidossa olevat CRM on-premises -asiakkaat pääsevät myös pian asentamaan CRM 2013:n omalle testipalvelimelleen. Uuteen versioon tutustumista voi lämpimästi suositella, sillä beta-version perusteella kyseessä on selkeästi merkittävin uudistus sovelluksen käyttötapaan Dynamics CRM:n kymmenvuotisen historian aikana. CRM:n ei tarvitse enää olla ikävä tiedonsyöttövelvollisuus työpisteessään istuvalle loppukäyttäjälle, vaan se voi oikeasti toimia työtä ohjaavana ja relevanttia tietoa esille nostavana työkaluna, missä ikinä liikutkin.
Tammikuusta 2013 alkaen kaikille uusille Microsoft Dynamics CRM Online -organisaatioille on asennettu oletuksena käyttöön päivitetty ”Polaris”-käyttöliittymä asiakas-, yhteyshenkilö-, liidi-, mahdollisuus- ja palvelupyyntötietueille. Uudistetuilla tietuelomakkeilla on mm. tuki Bing Maps ja Skype-integraatiolle, minkä lisäksi ne tarjoavat entistä yksinkertaistetumman käyttöliittymän aikaisempiin, valintanauhaa (ribbon) käyttäneisiin lomakkeisiin.
Entä miten nykyisen CRM Online -asiakkaan tulisi toimia, jotta nämä uudet toiminnot saadaan käyttöön? Päivitysprosessi sisältää muutaman työvaiheen, jotka käyvät parhaiten ilmi seuraavasta esityksestä:
Kannattaa huomioida, ettei päivitetty käyttöliittymä todennäköisesti ole suoraan valmis otettavaksi tuotantokäyttöön organisaationne CRM-käyttäjille. Päivityksen asentaminen ei nimittäin siirrä tietuelomakkeille tehtyjä muutoksia (kenttien lisääminen, poistaminen, järjestys, aliruudukot jne.) uusille lomakkeille, vaan nämä mukautukset on suoritettava käsin.
Vielä tätäkin tärkeämpää on huomioida, ettei uusi käyttöliittymä tue kaikkia Dynamics CRM:n aiempia toimintoja.
Tarkempia tietoja Polaris-päivityksen toiminnallisista muutoksista löytää seuraavasta englanninkielisestä esityksestä: What’s New in Microsoft Dynamics CRM Polaris Release. Muutamia esimerkkejä käytännön haasteista uuden käyttöliittymän kanssa toimittaessa on lukea blogiartikkelista ”Side effects of the Polaris UI”.
Vaikka nyt julkaistussa päivityksessä on vielä omat rajoitteensa ja ongelmansa, on hyvä aloittaa sen toiminnallisuuksiin tutustuminen nyt, sillä Polaris-päivitys antaa esimakua siitä, millaiseen suuntaan Dynamics CRM:n on kehittymässä seuraavassa pääversiossaan, kun seuraava Orion-päivitys julkaistaan myöhemmin tänä vuonna. Tällöin uudet lomakkeet ja toiminnot tulevat saataville myös omalle palvelimelle asennettavaan on-premises -ympäristöön CRM Onlinen ohella. Microsoft on ilmoittanut pyrkivänsä mahdollistamaan kaikkien nykyversion tuettujen mukautusten siirron tähän uuteen versioon, joten syksyllä 2013 on odotettavissa Polarista laajemmat toiminnot tarjoava, uudistettu Microsoft Dynamics CRM -tuote.
Turvallisin tapa arvioida Polaris-päivityksen uusien toimintojen soveltuvuutta oman organisaation käyttöön on uuden CRM Online -koekäyttöympäristön perustaminen. Maksuttomalla 30-päivän koekäytöllä voidaan helposti pilotoida uuden käyttöliittymän toimintoja, tehdä koeluontoisia mukautuksia ja varmistaa, että kaikki omien liiketoimintaprosessien kannalta välttämättömät toimenpiteet onnistuvat myös uudistetussa versiossa. Miksipä ei samassa yhteydessä ottaisi koeajoon myös juuri julkistettua, Microsoftin Office-tuotteiden 2013-versiot sisältävää Office 365 -palvelua, sillä tämän tilin alle on kätevästi lisättävissä myös CRM Online koekäyttötilaus.
Microsoft Dynamics CRM Finland 