Suomenkielistä tietoa Microsoftin asiakkuudenhallintajärjestelmästä
Kuten Microsoft syyskuussa lupasi, seuraava Microsoft Dynamics CRM:n versio eli CRM 2015 saapui ennen vuoden vaihdetta saataville. Palvelimelle asennettavan on-premises -version paketit tulivat ladattavaksi MS Download Center -sivustolle 26. marraskuuta ja samalla hetkellä myös uudet CRM Online -ympäristöt alkoivat provisioitua viimeisintä 2015-versiota käyttäen. Bob Stutzin blogikirjoitus CRM 2015:n general availability -saatavuudesta on luettavissa täältä.
Jo pari kuukautta aiemmin julkaistu Release Preview Guide kertoi kattavasti sen, mitä 2015-version myötä oli lupa CRM:ään odottaa. Yksi käyttäjille näkyvimpiä uutuuksia ja samalla yksi kaikken toivotumpia ominaisuuksia Dynamics CRM -alustaan on pikahaku (Quick Find), joka löytää nyt tuloksia yhden tietuetyypin sijaan jopa kymmenestä eri entiteetistä kerralla. Tablettiversioon jo vuosi sitten ilmestynyt havainnollinen hakunäkymä on siis nyt myös web-sovelluksen vakio-ominaisuus.
Toinen pitkään kaivattu ominaisuus on tietueiden välisen hierarkian graafinen esitystapa. Esimerkiksi pää- ja aliasiakkuuksien välisten suhteiden ja keskeisten ominaisuuksien näyttäminen onnistuu nyt listanäkymän lisäksi myös puurakenteeen muodossa. Vaikka toiminto onkin tässä versiossa rajattu näyttämään vain yhden entiteetin hierarkiaa kerralla, tuo se uusia mahdollisuuksia monitasoisten tietorakenteiden hyödyntämiseen. Esimerkiksi CRM 2015:ssa laajennettuihin tuoteperheiden hallinnan toimintoihin ominaisuus avaa helppokäyttöisen tavan navigoida hierarkiapuun tasolta toiselle yhdessä ikkunassa.
Visuaalisten uutuuksien ohella paljon on tapahtunut myös sovellusalustan puolella. Nyt CRM-järjestelmään on mahdollista määritellä mukautuskäyttöliittymän kautta laskennallisia kenttiä (Calculated Fields), sekä myös laskea tietueiden määriä ja kenttien arvoja läpi tietuehierarkian (Rollup Fields). CRM 2015:n sisältämistä uusista ja edelleen kehitetyistä toiminnoista löytyy kattava listaus CRM-asiakaskeskuksesta (englanninkielinen versio on saatavissa täällä).
Kuten virallinen nimi Microsoft Dynamics CRM 2015 kertoo, kyseessä on uusi pääversio tuotteesta. Siinä missä ennen kesää julkaistu edellinen CRM 2013 Service Pack 1 oli päivityspaketti, jonka kaikki CRM 2013 -asiakkaat saattoivat maksutta ladata verkosta, vaatii CRM 2015:n käyttö voimassa olevan sovellusylläpidon (Software Assurance) mikäli sen haluaa asentaa omalle palvelimelle. Lisäksi on syytä kiinnittää huomiota uuden järjestelmävaatimuksiin, koska mm. Windows Server 2008 ja SQL Server 2008 eivät ole palvelinpuolella enää tuettuja versioita. Työasemilla minimiversiot ovat Windows 7, Office 2010 ja Internet Explorer 10. Katso tarkemmat tiedot CRM 2015 -yhteensopivuuslistasta.
CRM Online -pilvipalvelussa päivitykset sisältyvät kuukausimaksun hintaan ja näiden asiakkaiden CRM-pääkäyttäjille Microsoft onkin jo alkanut lähettää oheisen kaltaisia sähköposti-ilmoituksia:
Hmm, eikö päivitystä oikeasti saa käyttöönsä ennen kuin vasta toukokuussa? Tottahan toki, mutta se vaatii ylläpitäjältä aktiivisuutta asiassa! Tarjolla on päivitysajankohtia joulukuusta 2014 alkaen, joten pukinkonttiin ehtii vielä toivoa uutuuttaan kiiltelevän CRM Online -ympäristön. Nopeat kuitenkin syövät hitaat tässä pelissä, sillä päivitysmahdollisuuksia on kalenterissa rajattu määrä, eli kannattaa alkaa suunnittelemaan päivittämistä jo saman tien eikä vasta ensi viikolla.
Mitä päivittäminen sitten merkitsee CRM-asiakkaille? Onko syytä pelätä, että omaan CRM-ympäristöön tehdyt mukautukset rikkoutuvat kun uusi versio asennetaan? Siinä missä CRM 2013 -päivitys viime vuonna pisti sovelluksen käyttöliittymän täysiin uuteen uskoon, on CRM 2015 tällä kertaa varsin maltillinen versiopäivitys. Näkyviä muutoksia loppukäyttäjälle on luvassa varsin maltillisesti kun uuden version asentaa käyttöön, joten päivitysprosessin pitäisi olla useimmille asiakkaille kivuton. Toisaalta Dynamics CRM-sovellusalustan alati kehittyvien toimintojen hyödyntäminen edellyttää entistä laajempan työkalupalkkiin tutustumista, mikäli parhaimmillaan puolen vuoden välein saapuvista versioista haluaa ulosmitata täyden liiketoimintahyödyn omassa organisaatiossa.
Itsenäisesti Microsoft Dynamics CRM:n mukautustoimintoihin, hallinnointiin ja ylläpitoon tutustuvan henkilön kannattaa aloittaa seuraavista CRM 2015:ttä käsittelevistä artikkeleista:
Kolmansien osapuolien julkaisut enää harvemmin pysyvät nykypäivänä pilvipalveluiden viimeisimpien versioiden ilmestymistahdissa kiinni, mutta onneksi valtaosa CRM 2013:ta käsittelevästä materiaalista on yhä paikkansa pitävää, vaikka lisätoimintoja onkin sovellukseen ehtinyt ilmestyä. Seuraavat kirjat tarjoavat antoisia lukuhetkiä Dynamics CRM:n mahdollisuuksiin tutustumisen parissa:
Mikäli lukeminen alkaa rasittaa silmiä, niin CRM:n opiskelu sujuu myös rattoisasti YouTubea katsellen! Dynamics CRM -tuotetiimi on ehtinyt jo julkaissut kattavasti videomateriaalia CRM 2015 -versiosta, näihin löydät linkit CRM Videos -blogista.
Vain muutos on pysyvää, voisi Microsoftin liiketoimintasovellusten parissa työskentelevä ammattilainen perustellusti nykypäivänä todeta. Pilvipalvelut, mobiililaitteet ja tietotekniikan kuluttajistuminen ovat kaikki osaltaan kiihdyttäneet sitä vauhtia, jolla ohjelmistoista ilmestyy uusia päivityksiä, eikä Microsoft Dynamics CRM suinkaan ole poikkeus tähän sääntöön. Kaksi uutta versiota per vuosi -julkaisutahti takaa sen, että parin vuoden takainen oppi alustan toiminnoista ja mukautusmahdollisuuksista alkaa olemaan suurella todennäköisyydellä vähintäänkin puuttellista, ellei jopa pahimmillaan virheellistä.
Uusimpien julkaisujen yhteydessä ilmestyy onneksi säännönmukaisesti niin käyttöohjeita kuin videoesittelyitä Microsoftin toimesta, minkä lisäksi Dynamics Community -käyttäjäyhteisö tuottaa ansiokasta sisältöä blogikirjoitusten ja keskusteluketjujen muodossa. Tämän sisältövirran keskellä surffaillessa saattaa kuitenkin olla välillä hankalaa löytää keinoa jäsentää suurempia kokonaisuuksia ja paneutua sovellusalustan saloihin pitkäjänteisemmin. Joskus olisi kenties helpompaa vain ottaa käteen kirja, josta voisi opiskella mitä kaikkea uutta tuore CRM-versio tuo mukanaan ja kuinka muutoksen kannattaa omassa työssään huomioida.
Kaikille Dynamics CRM:n aiemmista versioista hieman tietämystä omaaville pääkäyttäjille, järjestelmän mukauttajille tai muulla tapaa CRM:n parissa paljon aikaa viettäville on nyt saatavilla tuore teos, joka tarjoaa juuri tätä: CRM 2013 QuickStart. Kyseessä on yksi ensimmäisiä markkinoille tulleita kirjoja, jotka käyvät yksityiskohtaisesti läpi sen, miten uusi CRM 2013 -versio eroaa aiemmasta CRM 2011:stä, mitä ympäristöä päivittävien asiakkaiden tulee huomioida ja etenkin miten saada täysi hyöty irti Microsoftin kehityspanoksista alustan kehittämisessä.
Kirjan on kirjoittanut joukko pitkän linjan CRM-ammattilaisia, sisältäen kuusi kappaletta Dynamics CRM Most Valuable Professional (MVP) -tittelin omaavaa henkilöä: David Yack, Joel Lindstrom, David Berry, Richard Knudson, Dylan Haskins ja Jukka Niiranen. Kirja koostuu yhdestätoista kappaleesta, joiden aiheita ovat:
Tiivis tietopaketti sisältää kaiken tarpeellisen muttei mitään ylimääräistä, jotta lukijat voivat keskittyä olennaisimpaan kysymykseen: kuinka minun organisaationi/asiakasyritykseni voi saada mahdollisimman paljon liiketoimintahyötyä Microsoft Dynamics CRM -asiakkuudenhallintajärjestelmän kautta?
Tutustu tämän linkin takaa löytyvään tarjoukseen, jolla saat 20% alennuksen ostaessasi kirjan sähköisen version kustantajan verkkokaupasta. Antoisia lukuhetkiä!
CRM-päivityksiä odottavan aika oli ennen pitkä, kun uusia toiminnallisuuksia julkaistiin vain 2-3 vuoden välein. Tänä päivänä tahti on aivan erilainen, sillä Microsoft on sitoutunut toimittamaan Dynamics CRM -sovelluksen julkaisuja kahdesti vuodessa. Koska viimeisin versio CRM 2013 eli pilvikielellä CRM Online Fall ’13 ilmestyi viime lokakuussa, oli uutta päivityspakettia näin ollen lupa odottaa saapuvaksi ennen kesälomakauden alkamista. Näin onkin tapahtunut, sillä CRM 2013 Service Pack 1 ja CRM Online Spring ’14 tulivat saataville toukokuun lopussa.
Jos käytössäsi on Microsoftin ylläpitämä CRM Online -palvelu, on CRM-organisaatiosi todennäköisesti jo tätä lukiessasi päivittynyt uusimpaan Spring ’14 -versioon. Nopein tapa tarkistaa asia on sovelluksen About-valikon kautta, josta näät sekä nykyisen version nimen että versionumerot sovellukselle ja tietokannalle.
Mikäli käytät omalla palvelimella ylläpidettävää on-premises -versiota Microsoft Dynamics CRM 2013 -sovelluksesta, voit ladata Service Pack 1:n asennustiedostot Microsoftin Download Centeristä seuraavasta osoitteesta: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=43109. Muistathan huomioida oikean kieliversion valinnan ennen tiedostojen lataamista. Kuten aiemminkin, jokaiselle sovelluksen komponentille on oma päivitystiedostonsa (esim. Outlook client, kielipaketit, Email router jne.).
Pelkkä uusien pakettien asennus ei riitä nykyasiakkaille, vaan uudet toiminnot on vielä erikseen aktivoitava CRM:n käyttöliittymästä, sekä on-premises että Online-ympäristöissä. Tämä kertaluonteinen operaatio tekee muutoksia mm. palveluosion tietomalliin ja käyttöliittymään, eikä niitä voida enää aktivoinnin jälkeen poistaa käytöstä. Muista siis testata näiden muutosten vaikutukset testiympäristössäsi ennen tuotanto-CRM:n päivittämistä. Virallinen MS:n dokumentaatio Install Product Updates antaa lisätietoja päivitystoimenpiteistä.
CRM 2013 SP1 ei ole pelkkä kokoelma hotfix-korjauksia, vaan se sisältää parannuksia sovelluksen toimintoihin ja tuo myös mukanaan kokonaan uusia CRM-ominaisuuksia. Näistä suurin osa kohdistuu palveluosion toimintoihin, jotka sisältävät nyt mm. palvelutason seurannan (SLA & Entitlements), palvelupyyntöjen liittämisen toisiinsa ja duplikaattipyyntöjen yhdistämisen. Palvelupyyntöjen automaattinen luonti sähköposteista on nyt paljon aiempaa helpommin konfiguroitavissa uusia Case Creation Rule ja Case Routing -toimintoja hyödyntäen.
CRM Online -ympäristöissä Spring’14 -päivitys tuo nyt mukanaan tuen palvelinpuolen tietojen synkronointiin Exchange Onlinen kanssa. Tämän ohella myös SharePoint Online -integraatio on nyt käytettävissä uuden palvelinpuolen synkronointimenetelmän kautta. Muita pieniä mutta merkittäviä parannuksia muilla sovelluksen alueilla ovat esimerkiksi seuraavat:
CRM 2013 Service Pack 1:n ja Spring ’14 -päivityksen sisällöstä löytyy kattavasti materiaalia MS:n CRM Customer Center -sivustolta, What’s New -osiosta. Tarjolla on FAQ-kysymysten ohella ladattavia eKirjoja, joissa esitellään uusia ominaisuuksia etenkin asiakaspalvelun näkökulmasta.
Kokonaan oma lukunsa ovat Spring ’14 -päivityksen myötä saataville tulleet CRM:ään liittyvät Microsoftin palvelut: Social Listening, Microsoft Dynamics Marketing ja Unified Service Desk. Näihin palataan myöhemmissä kirjoituksissa, sillä Dynamics CRM:n roadmapissa on tälle vuodelle todella monia mielenkiintoisia uutuuksia, jotka laajentavat tuotteen mahdollisia käyttökohteita merkittävästi. Oman CRM-ympäristön päivitysstrategiaa mietittäessä onkin syytä tarkastella nyt saatavilla olevia toiminnallisuuksia ja miettiä, miten saada paras hyöty irti varsin nopeasti ja jopa radikaalisti kehittyvästä Dynamics CRM -sovelluskokonaisuudesta. Pelkkiä teknisiä palvelinpäivityksiä suorittamalla nimittäin tuskin kyetään enää tarjoamaan loppukäyttäjille työvälineitä, jotka toisivat nykypäivän digitaalisessa asiointiympäristössä tapahtuvat, asiakkuuksien kehittymistä edistävät vuorovaikutukset osaksi yrityksen CRM-järjestelmää.
Microsoft Dynamics CRM Finland 