Microsoft Dynamics CRM Finland

Suomenkielistä tietoa Microsoftin asiakkuudenhallintajärjestelmästä

Avainsana-arkisto: SharePoint

Office 365 -päivitys ja Dynamics CRM dokumentinhallinta

Office 365 -asiakkaiden ympäristöihin ollaan parhaillaan ajamassa päivityksiä, joiden myötä pilviympäristöön tulevat saataville viimeisimmät 2013-sovellusversioiden toiminnallisuudet. Tarkempia tietoja päivitysprosessista ja uusista toiminnoista löydät tästä Office 365 wiki-artikkelista. Järjestelmänvalvojat saavat prosessin valmistuttua postilaatikkoonsa viestin ”Office 365 -päivitys on suoritettu”.

Office_365_paivitys_suoritettu

Jos käytössä on ollut Microsoft Dynamics CRM -ympäristöön (CRM Online tai on-premises -palvelin) integroitu SharePoint -dokumenttikirjasto, on tärkeää huomioida, että Office 365 -ympäristön päivityksen jälkeen CRM List Component on päivitettävä erillisenä, manuaalisena toimenpiteenä. Tarkat ohjeet päivitysprosessiin löytyvät Dynamics CRM Blogista, tässä yhteenveto tarvittavista työvaiheista SharePoint Online -käyttäjille:

Siirry SharePoint-sivustokokoelman asetusikkunaan, valitse sitten kohta Verkkosuunnittelijan valikoimat – Ratkaisut.

Office_365_SharePoint_List_Component_1

Valitse aiemmin asennettu crmlistcomponent-ratkaisu ja valitse toimintopainike Poista käytöstä.

Office_365_SharePoint_List_Component_2

Tämän jälkeen aiempi ratkaisun versio tulee fyysisesti poistaa SharePoint Online -ympäristöstä.

Office_365_SharePoint_List_Component_3

Poiston jälkeen voit ladata uuden SharePoint 2013 -yhteensopivan version CRM List Componentista (CRM2011-SharePointList2013-FIN-amd64.exe). Pura paketin tiedostot kiintolevylle, valitse sitten SharePoint-hallintakäyttöliittymästä Lataa ratkaisu ja valitse ladattavaksi tiedostoksi crmlistcomponent.wsp.

Office_365_SharePoint_List_Component_4

Tämän jälkeen uusi ratkaisu tulee vielä aktivoida valitsemalla Ota käyttöön.

Office_365_SharePoint_List_Component_5

Päivityksen jälkeen CRM:n asiakastietoihin liitettyjen dokumenttien käsittely ja kirjastojen luonti CRM-tietueille toimii kuin ennenkin, mutta nyt tuettuna ovat viimeisimmän CRM-päivityskokoelman myötä myös Chrome, Firefox ja Safari -selaimet Internet Explorerin lisäksi. SharePointin puolella käytössä ovat kaikki uuden 2013-version mukanaan tuomat toiminnalliset laajennukset, kuten esimerkiksi dokumenttien esikatseluruudut.

Office_365_SharePoint_List_Component_7

Mainokset

Yammer integroituu kiinteäksi osaksi Microsoftin CRM- ja SharePoint-sovelluksia

Microsoftin viime kesäkuussa ostama Yammer-palvelu on odotetusti integroitumassa yrityksen nykyisiin liiketoimintasovelluksiin. Sekä Dynamics CRM että SharePoint-rintamalla on saatu viime aikoina julkistuksia tulevasta Microsoftin tuotetarjoomasta, joten nyt on oivallinen hetki vetää yhteen Yammerin vaikutukset ja mahdollisuudet Microsoft-sovelluksia käyttäville yritysasiakkaille.

Mikä on Yammer?

”Enterprise Social Network” -nimikkeellä itseään kuvaava Yammer on pilvipalvelu, jonka on onnistunut hyvin lyhyessä ajassa saada käyttäjikseen jopa 85% Yhdysvaltojen Fortune 500 -yrityksistä. Myös Suomessa lukuisat yritykset etenkin ICT- ja media-alalta ovat alkaneet hyödyntää Yammeria, mitä on auttanut palvelun ilmaisversion matala käyttöönottokynnys.

Siinä missä Twitter, Facebook tai LinkedIn ovat julkisia verkostoja, joihin kuka tahansa voi liittyä, Yammer on yksityinen verkosto, jonne pääsy myönnetään vain yrityksen työntekijöille. Palvelun verkostot rajataan käyttäjän sähköpostiosoitteen domain-osuuden perusteella (matti.meikalainen@yritys.fi), jolloin mukaan pystyy kutsumaan vain sellaisia henkilöitä, joilla on käytössä kyseiseen domainiin kuuluva osoite.

Toiminallisuuksien puolesta Yammer näyttää varmasti tutulta kenelle tahansa Facebookia käyttäneelle. Uutisvirta, käyttäjäprofiilit, kommentointimahdollisuudet ja ryhmät toimivat lähes identtisesti julkisten verkostojen kanssa. Yammer on osoittautunut mainioksi korvikkeeksi tai täydentäjäksi kahvipöytäkeskusteluille, etenkin nykyisen liikkuvan työn ja etätyön yhteydessä hyödynnettynä. Dokumenttien jakaminen työtovereille Yammerin kautta saa aikaan todennäköisesti paljon runsaampaa ja nopeampaa kommentointia kuin pelkkä tiedoston lataaminen perinteiseen dokumenttiarkistoon tai verkkolevylle. Myös kysymysten esittäminen työyhteisölle ja sisäinen osaajien löytäminen sujuvat Yammerin kautta luontevasti ja tehokkaasti.

Käytännössä lähes jokainen yrityssovelluksia kehittävä taho on nykypäivänä tuonut tai tuomassa vastaavan kaltaisia sosiaalisia toimintoja osaksi yritysten sisäisiä tietojärjestelmiä. Tunnetuin esimerkki lienee Salesforce.com:in tarjoama Chatter, josta on tullut selkeä keihäänkärki yrityksen CRM-sovelluksen myymisessä loppukäyttäjille helposti omaksuttavan ja tutun käyttöliittymän kautta. Yammer oli yksi suosituimpia itsenäisiä tuotteita ns. social business -kategoriassa, kunnes Microsoft osti yrityksen 1,2 miljardilla dollarilla ja aloitti sen integroimisen osaksi omia liiketoimintasovelluksiaan. Aiemmat Yammerin toiminnot ovat kuitenkin säilyneet entisen kaltaisina, eikä Microsoft suinkaan ole hautaamassa tuotetta, vaan pikemminkin nostamassa sen näkyvästi esille yhtenä brändinä tuotesalkussaan.

Mitä se maksaa?

Halvimmillaan Yammer on ilmainen palvelu käyttäjilleen, mikäli Basic-palvelupaketin toiminnot riittävät yrityksen tarpeisiin. Mikäli kuitenkin halutaan liittää Yammer osaksi muita sovelluksia (kuten Dynamics CRM tai SharePoint) tai mahdollistaa yrityksen verkoston keskitetty hallinnointi (esim. käyttöoikeuksien rajaaminen), vaaditaan Yammer Enterprise -lisenssit käyttäjille.

Palvelun uudet hinnat julkistettiin SharePoint Conference 2012:n yhteydessä. Siinä missä aiemmin Yammer Enterprise maksoi $15 per käyttäjä per kuukausi, alentui hinta nyt vain kolmeen dollariin kuussa. Palvelu tulee olemaan saatavilla myös SharePoint Online -pakettien kanssa, minkä lisäksi se sisällytetään jatkossa osaksi Microsoftin Office 365 -tilauksia. Alla Yammerin tiedotteesta poimitut USD-hinnat (eurohintoja ei tässä yhteydessä vielä julkaistu):

Yammer Basic standalone: $0
Yammer Enterprise standalone: $3 per user per month
SharePoint Online (Plan 1) + Yammer Enterprise: $4 per user per month
SharePoint Online (Plan 2) + Yammer Enterprise: $8 per user per month
Office 365 E Plans 1-4 + Yammer Enterprise: $8 – $24 per user per month

Jos siis olet jo Office 365 -käyttäjä E1-E4 palvelupaketeilla (huom: Enterprise Agreement -sopimuksella), tulee Yammer Enterprise kevään 2013 aikana organisaatiosi käyttöön ilman lisämaksua. Todennäköisesti myös muiden pakettien yhteydessä lisäkustannukset ovat suhteessa niin pieniä, ettei Yammer Enterprisen jättäminen pois tilauksesta ole useimmille asiakkaille perusteltua.

Mikä on Yammerin rooli CRM:n yhteydessä?

Vuosi sitten Microsoft julkaisi uuden Activity Feeds -toiminnon osaksi Dynamics CRM 2011 ja CRM Online -tuotteita. Tämä laajennus toi CRM:ään mahdollisuuden seurata itseään kiinnostavia ja toimenkuvan kannalta tärkeitä tietueita (esim. asiakkaat, myyntimahdollisuudet, tarjoukset) ja saada niihin liittyviä päivityksiä sekä kommentteja suoraan omalle aktiviteettisyötteiden seinälle. Pohjimmiltaan kyse oli varsin samankaltaisesta toiminnallisuudesta kuin mitä Yammer tarjoaa, mutta sen fokus oli pitkälti CRM-tietueiden käsittelyssä varsinaisen sosiaalisen verkoston rakentamisen tai sisällön jakamisen sijaan.

Osana joukukuussa julkaistavaa December 2012 Service Update -pakettia (koodinimi Polaris) tulee CRM Online -käyttäjille mahdollisuus ottaa käyttöön Yammer-integraatio. Omalla palvelimella (ns. on-premise) tai kolmannen osapuolen hosting-alustalla Dynamics CRM:ää käyttäville asiakkaille samat ominaisuudet ovat saapumassa kesään 2013 mennessä Orion-päivityksessä. Aikaisemmin saatavilla ollut, Yammerin itsenäisesti kehittämä integraatiosovellus tullaan korvaamaan uudella toteutustavalla, jossa viestit kulkevat sekä Dynamics CRM:stä Yammeriin että toisin päin. Yammerin tarjoamat laajemmat sisällön jako- ja kommentointimahdollisuudet tulevat hyödynnettäväksi CRM:n sisällä näkyvillä tietueseinillä ja uutissyötteessä. CRM-tietueiden seuraaminen ja niistä keskustelu voi tapahtua myös Yammerin puolella, hyödyntäen tälle saatavilla olevia mobiilisovelluksia. Oheinen video tarjoaa esimakua tulevan CRM-version ja Yammerin käyttäjäkokemuksesta:

Tulevaisuudessa sosiaalisten toimintojen kehityksen painopiste Dynamics CRM:ssä tulee siirtymään vahvasti Yammerin puolelle, vaikkakin Activity Feeds -ratkaisu tulee todennäköisesti myös säilymään yhä käytettävissä. Yammerin tarjoamat mahdollisuudet mm. organisaation ulkopuolisten jäsenien kutsumiseen osaksi keskustelua sekä tiedonhaku jaetusta sisällöstä ja kommenteista ovat kuitenkin jatkossa saatavilla vain Yammer Enterprise -tilausta hyödyntäville asiakkaille. Siksi jokaisen Activity Feeds / Aktiviteettisyötteet -ratkaisua käyttävän Microsoft Dynamics CRM -asiakkaan kannattaa jo tässä vaiheessa tutustua Yammeriin vähintäänkin ilmaisen Yammer Basic -tuotteen avulla ja alkaa suunnittelemaan niitä tapoja, miten asiakkuuksiin liittyvää tietoa voitaisiin entistä paremmin hyödyntää organisaation sisällä Yammerin kaltaisella alustalla, joka voidaan jatkossa integroida saumattomasti jo käytössä olevaan Dynamics CRM-järjestelmään.

Entä Yammer ja SharePoint?

Jo 2010-versiosta lähtien sosiaalisia toimintoja yritysten sisäisten osaamisverkostojen rakentamiseen ja sisällön julkaisuun & kommentointiin tarjonnutta SharePointia on joissain yhteyksissä pidetty kilpailevana tuotteena Yammerille. Miten Microsoft sitten aikoo nämä kaksi ratkaisua asemoida markkinoille ja rakentaa niistä yhtenäisen kokonaisuuden?

Äskettäin julkaistu SharePoint 2013 -versio oli jo viimeistelyä vaille valmis Microsoftin ilmoittaessa Yammer-yrityskaupasta, joten harva vielä odotti kovin pitkälle vietyä tuotteiden integroitumista. Tulevaisuuden suuntaviivat ovat kuitenkin jo saamassa lihaa luiden ympärille SharePoint Conference 2012:ssä esiteltyjen demojen perusteella. Esimerkiksi dokumenttien jakaminen SharePoint-kirjastosta tulee perustamaan sille oman Yammer-sivun, jossa kaikki dokumenttiin liittyvä kommentointi ja versiomuutokset ovat helposti koko työyhteisön saatavilla. Myös Office-tiedoston muokkaaminen suoraan Yammerista tulee olemaan mahdollista, jolloin käyttäjä voi valita kulloinkin tälle parhaiten tilanteeseen sopivan käyttöliittymän. Myöhemmin myös esim. palveluiden käyttäjätunnukset ja uutissyötteet tulevat tarjoamaan integroidun, käyttäjälle läpinäkyvän käyttökokemuksen.

Samoin kuin Dynamics CRM:n kohdalla, SharePointin nykyiset uutisvirrat ja verkostotoiminnot tulevat varmasti säilymään käytettävissä asiakkaille, joilla ei ole Yammer Enterprise -tilausta. Microsoft on kuitenkin jatkamassa huomattavia panostuksia omien pilvipalveluidensa kehittämiseen, minkä johdosta omalle palvelimelle asennettavat sovellukset tuskin tulevat kehittymään yhtä ripeästi kuin pilveen syntyneet, Yammerin kaltaiset modernit palvelut. Erityisesti liikkuvan työn tuottavuuden parantamiseen suunnitellut mobiilisovellukset, niin Microsoftin Windows 8 ja Windows Phone 8 -käyttöjärjestelmiä hyödyntäville laitteille kuin myös kilpailevien alustojen (iOS, Android) tableteille ja älypuhelimille, tulevat varmasti olemaan keskeinen tekijä, joka saa yritykset entistä useammin ottamaan käyttöönsä suoraan pilvestä tarjoillun sovelluksen.

Voiko pilvipalvelua kustomoida? Case Office 365 ja Dynamics CRM

Microsoft TechDays 2011 Finland -tapahtuma pidettiin 30.3.-1.4. Helsingin Messukeskuksessa. Kenellekään osallistujalle ei liene jäänyt epäselväksi Microsoftin Cloud Power -viesti. Pilvi ei ole enää jotain horisontissa siintävää tulevaisuuden teknologiaa tai ainoastaan hypellä kyllästettyjä kalvoja, vaan nyt puhutaan konkreettisista tuotteista, jotka ovat otettavissa käyttöön osaksi yrityksen IT-palvelukokonaisuutta. Niinpä on tullut myös entistä ajankohtaisemmaksi tarkastella sitä, kuinka Microsoftin pilvipalvelut rinnastuvat omalle palvelimelle asennettaviin on-premises -versioihin. Monen mielessä liikkuu varmasti kysymys siitä, tukeeko pilvi riittävästi asiakaskohtaisia sovellusten mukautustarpeita.

Microsoft Office 365, kohta sitä saa!

Kesällä lanseerattava Office 365 pilvipalvelu eli Microsoftin BPOS:in (Business Productivity Online Suite) seuraaja tulee tarjoamaan todella lupaavan kokoelman sovelluksia nykypäivän tietotyöläisen käyttöön. Exchange, SharePoint ja Lync päivittyvät toiminnallisuuksiltaan 2010-tuoteversioiden tasolle, siinä missä BPOS on vielä toistaiseksi toiminut 2007-tuotteiden varassa.

Office 365:n myötä myös aiemmin julkaistu Microsoft Dynamic CRM Online tulee jatkossa siirtymään samalle palvelualustalle. Asiakkaille tämä tulee näkymään mm. parantuneina tilauksenhallinna prosesseina ja laajempina vaihtoehtoina käyttäjien tunnistautumisen toteutuksessa. Tarkkoja aikatauluja ja toiminnallisuuksia Microsoft ei vielä ole julkistanut, mutta kehityksen suunta on selvä.

Jatkossa Microsoftin sovellusten uudet toiminnot tullaan pääsääntöisesti näkemään aluksi pilvipalvelussa, joka kehittyy oman syklinsä mukaan. On-premises -versiot säilyvät täysverisinä vaihtoehtona rinnalla, mutta niiden päivitystahdin noudattaessa perinteistä 3-vuotiskiertoa. Versionumeroista ei kuitenkaan enää pilvessä virallisesti puhuta, koska asiakkailla tulee olemaan käytössään yksi ja sama, viimeisin julkaistu palvelu. Aivan kuten Google Apps ei sisällä julkista versiotietoa, myöskään esimerkiksi SharePoint Online ei ole jatkossa sidottu vuosilukuun.

Onko pilvipalvelu kaikille sama?

Kun asiantuntijoilta kysytään neuvoa siitä, mitkä sovellukset yrityksen kannattaisi ensimmäiseksi viedä pilveen, suosittelevat nämä yleensä aloittamaan Exchangesta. Sähköposti on hyvä esimerkki yrityspalvelusta, josta on muodostunut yhteinen, standardisoitu sähköisen viestinnän muoto. Vaatimukset palvelun luotettavuudelle ja saatavuudelle ovat korkea, kun taas mukautuksen tarpeet tai hyödyt ovat yleensä varsin matalat. Tällainen sovellus on parhaimmillaan tarjoiltuna keskitetysti hallinnoidusta pisteestä mahdollisimman monelle loppukäyttäjälle, jolloin saadaan rahallisesti merkittäviä skaalaetuja pilvimalliin siirtymisestä.

Myös Lync eli Microsoftin uusi pikaviestien, neuvottelupalveluiden ja puheviestinnän sovellus noudattaa pitkälti tätä kaavaa. Tärkeintä on työkalujen yhteensopivuus viestivien osapuolien kesken, ei niinkään työkalujen kustomointi juuri oman firman tai oman yksikön viestisisällön tai palaverikäytännön mukaiseksi. Pikemminkin voisi sanoa, että vaihtoehtojen ja variaatioiden määrä laskee palvelusta saatavan potentiaalisen hyödyn määrää. Jos myös yhteistyökumppani käyttäisi samaa alustaa, olisi saatavuustietojen jakaminen ja virtuaalineuvottelujen toteuttaminen paljon kivuttomampaa kuin heterogeenisessä Skype/Messenger/Gtalk/GoToMeeting/jne. ympäristössä. No, markkinamielessä minkään yhden palvelun tai toimittajan monopoli ei pidemmän päälle tietenkään olisi hyvä ratkaisu, joten tärkeintä olisi standardien muodostuminen pilvipalveluiden tarjoamien viestintätoimintojen välille.

Sähköposti, puhelut ja pikaviestintä eivät yksinään riitä toimiston viestintäkanavaksi, vielä vähemmän dokumenttimuotoisen tiedon jakamiseen ja tiimityön tukemiseen. Tähän tarvitaan SharePointin kaltaista järjestelmää, joka auttaa organisaatiota luomaan yhtenäisen muistijäljen viestitystä tiedosta, luo ympäristön tiedon jalostamiseen ja mahdollistaa sen löytämisen myöhemmissä asiayhteyksissä myöhemmin mukaan astuneille osapuolille. SharePointilla on mahdollista saavuttaa pienemmässä organisaatiossa paljon arkihyötyjä jo mukauttamattomalla ”vanilja”-asennuksella, kunhan opetellaan hyödyntämään järjestelmän tarjoamia vakiotoimintoja ja malleja. Toisessa ääripäässä ovat globaalisti toimivien organisaatioiden kunnianhimoiset hankkeet roolipohjaisesti mukautuvien sähköisten työpöytien kehittämiseksi, tai sitten julkiseen verkkoon tuotettavat julkaisut ja sovellukset. Toisin kuin sähköpostipalveluissa, sama SharePoint-alusta voi toimia moottorina suorastaan dramaattisesti toisistaan eroaville käyttökohteille, mikä luonnollisesti asettaa hyvin suuria vaatimuksia alustan mukautus- ja laajennusmahdollisuuksille.

SharePoint Onlinen mukauttaminen

Office 365:n lanseerauksen myötä tarjolle tuleva SharePoint Online tarjoaa merkittävästi enemmän mukautusmahdollisuuksia kuin edeltävä BPOS-versio. Mukana on kattavampi valikoima vakiotoimintoja kuten My Sites, Excel Services, Visio Services. Omien web-osien kehittäminen Visual Studion avulla SharePoint Onlineen on nyt tuettua, sikäli kun koodin voi suorittaa SharePoint Onlinen tarjoaman sandbox-moodin puitteissa. Kattava tietopaketti aiheesta löytyy TechDays 2011:n Office 365 -esitysmateriaaleista, joista etenkin Jussi Roineen kalvot (01, 02) kannattaa lukaista johdantona pilvi-SharePointin maailmaan.

Lue lisää