Mitä maksaa Microsoft Dynamics CRM Online?

Yrityssovellusten siirtyminen paikallisilta palvelimilta pilveen on osaltaan suoraviivaistanut palveluiden käytöstä aiheutuvien suorien kustannusten laskemista. Kun palvelinraudasta tai ylläpidosta ei tarvitse maksaa, eikä hankkia esim. erillisiä käyttöjärjestelmä- tai tietokantalisenssejä, voidaan CRM-järjestelmien käyttäjäkohtainen palveluntarjoajalle menevä kuluerä määrittää parhaimmillaan helpolla user/month-hinnan kertomisella sopivalla käyttäjämäärällä ja investointiajanjaksolla.

Microsoft Dynamics CRM:n hinnoittelumalli uudistui 2013-version myötä. Niin paikallista tai ulkoistettua palvelinversiota käyttävien kuin CRM Online -pilvipalvelua hyödyntävien nykyasiakkaiden on syytä tutustua uusien lisenssityyppien mukanaan tuomiin mahdollisuuksiin ja muutoksiin, kun organisaation CRM-käyttäjien lisenssienhallintaa mietitään ja kustannuksia lasketaan.

Microsoft-lisenssien lopulliseen hintaan vaikuttaa aina niiden hankintakanava ja yrityksellä voimassa olevat sopimukset, joiden puitteissa myös Dynamics CRM:ää on mahdollista ostaa. Suoraviivaisinta kustannusten arvioiminen on kuitenkin käyttäen verkossa julkisesti näkyvillä olevia pilvipalvelun hintoja. Tällä hetkellä Microsoft Dynamics CRM Online -lisenssi maksaa suomalaisille asiakkaille €53,00 per käyttäjä per kuukausi:

Helppoa, eikö?! No, aivan näin suoraviivaista CRM:n lisenssikustannusten laskenta ei kuitenkaan ole, vaan muutama muu tekijä on syytä ottaa huomioon. Käyttäjälisenssejä on CRM 2013-version myötä tällä hetkellä saatavilla kolmea eri tasoa: Professional, Basic ja Essential. Näistä Professional on kaikista kattavin käyttöoikeuksien osalta, tarjoten oikeudet CRM:n kaikkien myynti-, markkinointi-, asiakaspalvelu- ja järjestelmänhallintatoimintoihin. Basic taas mahdollistaa kaiken CRM-tiedon lukemisen ja yleisten tietuetyyppien luonnin ja muokkauksen, kuten asiakkaat, yhteyshenkilöt, liidit, palvelupyynnöt ja aktiviteetit (sähköpostit, tapaamiset, tehtävät jne.). Myyntimahdollisuuksia tai markkinointilistoja/kampanjoita hallinnoivat käyttäjät tarvitsevat Professional-tason lisenssit.

Basicin alapuolelle asettuu vielä Essential-lisenssi, jolla on varsin rajalliset oikeudet CRM:n vakiotoiminnallisuuksiin. Tämä lisenssitaso onkin tarkoitettu pikemminkin tilanteisiin, jossa CRM:ää käytetään alustana mukautetuille sovelluksille, jotka eivät välttämättä koske perinteisiä asiakkuudenhallinnan prosesseja, vaan käsittelevät mukautettuja tietuetyyppejä (entiteettejä). Aiemmasta 2011-lisenssimallista poiketen jokaisella käyttäjätasolla on kuitenkin täydet oikeudet hyödyntää CRM:n client-sovelluksia, tapahtui käyttö sitten selaimella, Outlookilla, tabletilla tai mobiililaitteella. Lisenssi ei siis ole sidottu päätelaitteiden määrään, eikä käyttäjän tarvitse maksaa lisää esim. mobiilisovelluksesta, vaan Microsoft tarjoaa nämä kaikille lisensoiduille CRM-käyttäjille ilman rajoituksia.

CRM Online Basic-lisenssi maksaa €24,50/käyttäjä/kuukausi, Essential taas €12,20. On kuitenkin hyvä huomioida, että jokaiseen CRM Online -tilaukseen tulee sisältyä vähintään 5 Professional-tason lisenssiä ennen kuin muita käyttäjälisenssityyppejä on mahdollista tilata. Havainnollinen esitys eri lisenssityyppien tarkemmista oikeuksista löytyy tästä blogiartikkelista.

Muita CRM Onlinen hinnoitteluun vaikuttavia tekijöitä ovat tallennustilan ja instanssien määrä. Perustilaukseen kuuluu 5 gigatavua tilaa per organisaatio, eli käyttäjäkohtaisia kiintiöitä ei ole käytössä. Vaikka CRM:n asiakastiedot eivät paljoa tilaa vaatisikaan, niin esim. CRM:ään seurattavien sähköpostien liitetieodstot voivat nopeasti kasvattaa tallennustilan tarvetta aktiviisessa käytössä. Lisää tallennustilaa on ostetavisssa hintaan €8,20/GB/kk. Jokaista 20:tä Professional-käyttäjää kohden saa myös lisää tallennustilaa käyttöön 2,5 GB. Harkinnan arvoinen vaihtoehto CRM:n tietokannan koon kasvun hillitsemiseksi on asiakkaisiin liittyvien dokumenttien tallentaminen SharePoint Onlineen, joka tarjoaa suhteessa merkittävästi halvempaa tallennustilaa kuin CRM-tietokanta.

Eri instansseilla tarkoitetaan organisaation käytössä olevia CRM Online -ympäristöjä (tietokantoja), joihin käyttäjä voi samalla käyttäjätunnuksellaan kirjautua. Erityisesti CRM:n räätälöintiin liittyvän kehitys- ja testaustoiminnan kannalta on tärkeää, että käytössä on yrityksen CRM-tuotantoympäristön lisäksi erilliset ympäristöt, missä muutoksia voidaan hallitusti rakentaa ja testata. Kun asiakkaalla on vähintään 25 Professional-tason käyttäjälisenssiä, saa tämä käyttöönsä maksuttoman ei-tuotantokäyttöön tarkoitetun instanssin (non-production instance), jota voi hyödyntää testaamisessa.

Mikäli käyttötarvetta on useammalle kehitys/testiympäristölle tai mahdollisesti jopa kokonaan erillisille tuotantotietokannoille hyödynnettäessä CRM:ää esim. osastokohtaisten sovellusten alustana, on näitä mahdollista tilata kuukausihintaan, joka on käyttäjämäärästä riippumatta kiinteä summa. Ei-tuotantoympäristö maksaa €122,40/kk ja tuotantoympäristö €448/kk. Kannattaa muistaa, että tallennustila on kaikille ympäristöille yhteinen, eli testiympäristöön vietävät tietueet kuluttavat samaa kapasiteettia kuin tuotantoympäristökin.

CRM:ään liittyvistä Microsoftin muista palveluista Bing Maps -vakiotoiminnot asiakkaiden, yhteyshenkilöiden ja liidien osoitteiden näyttämiseen kartalla kuuluvat CRM Online -tilauksen hintaan, mutta mukautetut karttaintegraatiot vaativat erillisen Bing Maps -lisenssiavaimen hankintaa. Dynamics CRM on-premises -lisenssillä myös vakiokartat edellyttävät kyseisen maksullisen lisenssiavaimen tilaamista (huom: ilmainen Basic-versio ei ole lisenssiehtojen mukaisesti hyödynnettävissä sisäisessä CRM-sovelluksessa, vaan tähän vaaditaan Enterprise key).

Yammerin hyödyntäminen CRM:n aktiviteettisyötteiden (Activity Feeds) toimintojen laajentamiseen vaatii sekin maksullisen Yammer Enterprise -tilauksen. Toisaalta nykyään Yammer Enterprise kuuluu jo mukaan osaan Office 365 -palvelupaketeista, joten on hyvä tarkistaa muut organisaation käytössä jo olevat pilvipalvelutilaukset. Nykypäivänä myös Office 365 Midsize -palvelutason kautta on mahdollista tilata CRM Online -käyttöoikeuksia, mutta Office 365 Small Business ja Small Business Premium eivät tue CRM:n käyttöä samaan palvelutunnukseen integroituna.

Tarkempia ja ajantasaisia tietoja niin Dynamics CRM Onlinen kuin on-premises -version linsessiehdoista ja hinnoista löytyy Microsoftin julkaisemasta Pricing & Licensing Guide -dokumentista. Täällä kerrotaan myös siitä, kuinka uuteen lisenssimalliin siirtyminen vaikuttaa nykyasiakkaisiin. Vielä enemmän dokumentaatiota tarjoaa Microsoft Dynamics Resource Libraryn lisenssointikategoria. Käytännön CRM Online -tilaushallintaan liittyvissä kysymyksissä apua voi löytää CRM-asiakaskeskuksen osiosta Laskutuksen tuki, joka sisältää mm. FAQ-osion tyypillisiin CRM Onlinen tilausta ja laskutusta koskeviin kysymyksiin.